logistikkdirektør Stig Robert Gustavsen i Tools; Som en følge av det tette samarbeidet med Softlogs, har vi løftet forretningsrapportering og kontroll opp på ledernivå, sier Gustavsen.

Softlogs er ikke kun en softwareleverandør men en fortrolig partner, som påvirker hele vår forretningsstrategi i både Sverige, Finland og Norge. Kunnskapen de besitter har gjort oss til et bedre verktøykassekonsern for våre kunder, mener Gustavsen. – For regnskapsavdelingen har systemene til Softlogs vært til stor hjelp. Prosessene vedrørende kontering og kostnadsallokeringen har blitt automatisert. I tillegg bommer vi ikke lengre på avsetningen, noe som tidligere var et problem.

Millionbesparelser
På spørsmål om hvor mye Tools har spart på bruk av Softlogs, svarer Gustavsen. – Vi har over 200 transportfirmaer som til daglig utfører tjenester for oss. Med Softlogs på laget snakker vi om millionbesparelser. En av funksjonene i løsningen er fakturakontroll. For en tid tilbake avdekket Softlogs at et kundenummer hos en stor samlaster lå inne med feil rabattstruktur. Feilen ble tidlig oppdaget og mer enn 700.000 ble kreditert. Nå har vi fått enklere prosesser, større kontroll og er trygge på at fakturaer fra våre transportører er korrekte, understreker han

Bred erfaring
Som logistikkdirektør har Gustavsen ansvaret for Tools operasjoner i Sverige, Finland og Norge. Nå som Swedol er fusjonert inn i Tools, har arbeidsoppgavene blitt dobbelt så store. Derfor har han gitt fra seg logistikkstafettpinnen i Sverige til en annen medarbeider og konsentrerer seg nå utelukkende om Finland og Norge.
Softlogs ble valgt før Gustavsen begynte i stillingen som logistikkdirektør i fjor høst. –Vi kom i kontakt med Softlogs i januar/februar i år, signerte kontrakt med dem i juni og startet omgående med datainnsamling

Spennende og utfordrende reise
Hvordan har reisen med Softlogs vært frem til i dag?
Den har vært spennende og utfordrende. Da jeg ble logistikkdirektør i Tools hadde vi 20 lager spredd over hele Norge. Nå er de redusert til fem og vi legger ned ytterligere tre før jul. Da gjenstår sentrallageret på Rosenholm og et regionlager i Stavanger. Riktige rapporter og lønnsomhetsanalyser gir oss bedre virksomhetskontroll. Softlogs har effektivisert våre frakt- og transportoperasjoner og gir oss stålkontroll på hva varen koster fra A til B. Om kort tid tar vi i bruk priskalkulatoren som legges ut på vår hjemmeside. Her slipper kundene å logge seg inn i eksterne systemer for å kalkulere fraktpris.

Fra fakturakontroll til økonomisk kontroll
I tillegg til fakturakontroll utfører Softlogs konteringer og avsetninger med full automatikk.
For oss var det avgjørende å få kontroll på våre forretningsprosesser. Jeg kom fra et selskap som slet med fraktavsetninger. På månedsavslutningene de siste seks årene, diskuterte vi hva vi kunne gjøre for å få oppnå større kontroll. Vi visste hva vi hadde sendt, men mottok ingen faktura og visste ikke hva vi skulle betale. Hos Tools har vi fått kontroll på forretningsprosessene og fått på plass et velfungerende fraktavsetningssystem, sier Gustavsen. Han er utdannet analytiker og har forkjærlighet for dashboards og rapporter. – Jeg trenger ikke å gjøre et dypdykk i excel-ark på mer enn 20 000 linjer. Softlogs gir meg overblikk over tingenes tilstand og med deres trendanalyser får jeg det jeg trenger på et overordnet nivå.

Vi har løftet forretningsrapportering opp på ledernivå
Mange leverandører tilbyr fakturakontroll. – Softlogs styrke er at de har en bredere og mer kundetilpasset løsning, som omfatter integrering av våre prosesser med fakturakontroll, kontering, avsetning av frakt, priskalkulator, lønnsomhetsanalyser m.m. Som en følge av det tette samarbeidet med Softlogs, har vi løftet forretningsrapportering og kontroll opp på ledernivå. Årlig utfører vi millioner av fraktoperasjoner og med fraktkalkulatoren får våre bookingansvarlige økt kontroll på vareforsendelsene, sier Gustavsen

De interne forretningsprosessene må struktureres
Med over 200 transportører på laget har vi en ustrukturert transportørportefølje, og vi må forbedre våre interne prosesser og få våre lager og butikker til å ta i bruk softlogs, sier Gustavsen. Han mener Softlogs er ekstremt løsningsorienterte i forhold til Tools interne utfordringer. – De har en sterk Business Intelligence løsning i bunn som gjør at vi alltid er i forkant av utviklingen.

Forenkler våre operasjoner
Tools har brukt Softlogs i snart ett år. Gustavsen mener systemene forenkler selskapets operasjoner. – Jo mer jeg har brukt systemet jo mer overbevist er jeg blitt om at det gir oss stordriftsfordeler. Vi har bl.a. diskutert lønnsomheten med bruk av egne biler. Vi bruker alt fra eksterne transportører som kjører Tools biler til små partnere på hjørnet som har ansvaret for daglige små leveranser. Kostnaden men å bruke små partnere er trolig ikke økonomisk forsvarlig, men dette er dilemmaet mellom salg og logistikk. Salg handler om å levere produktene til riktig tid. Jo raskere varen skal frem til kunden, jo dyrere blir frakten. Med Softlogs kan vi forhåndskalkulere fraktprisen slik at vi kan redusere den med eks antall prosent.

Dypdykk ned i fraktandel
Vi implementerer nå BI rapporter slik at vi kan gjøre dypdykk i fraktandelen. Målet er ikke å tjene penger på frakt men ta riktig betalt for våre oppdrag. For oss er det ekstremt viktig å ha korrekte fraktpriser ut mot våre kunder, slik at vi er konkurransedyktige til enhver tid. Vi skal ikke overfakturere våre kunder, men ha kontroll på hvor mye vi skal fakturere dem. Her er Softlogs til stor hjelp, understreker Gustavsen.

Bred logistikkerfaring
Gustavsen kommer fra Østfoldbyen Halden med lange industritradisjoner. I 22 år har han jobbet i forskjellige produksjonsbedrifter. – Det eneste jeg manglet var logistikkutfordringer innen retail. Den har jeg fått i Tools. Jeg er ekstremt opptatt av planlegging og kontroll, og her er kompetansen til Softlogs avgjørende for oss. Vi har gjort en fantastisk reise det siste året, men vi må bygge forretningsstrukturen sten for sten. Tools er blant de største innenfor sitt segment og har røtter tilbake til 46 jernvarehandlere. I slike butikker hadde man et bakrom med alt av jernvarer som var å oppdrive. Vi skal sørge for å ha tilgjengelig de fleste varer på sentrallageret og tilby kundene de beste produktene og logistikkløsningen i markedet. Reisen med Softlogs, som i dag er vår viktigste partner, blir viktig for å oppnå full kontroll, sier en optimistisk logistikkdirektør som haster videre til nye møter.